Comment faire la déclaration ?

Identification

La déclaration des caméras de surveillance a été intégrée au même portail que la déclaration des systèmes d’alarme. La même application permet donc de déclarer les deux systèmes, et cela se fait gratuitement. Cette application est mise à disposition par le Service public Intérieur.

Pour accéder au guichet électronique de déclaration de caméras (www.declarationcamera.be), il est nécessaire de s’identifier. Cette identification peut se faire de 3 manières (comme lorsque vous souhaitez introduire votre déclaration d’impôts via tax-on-web) :

Au moyen de sa carte d’identité électronique,
Au moyen d’un token citoyen,
ou au moyen d’un code unique de sécurité via une application mobile.

Qui doit introduire la déclaration ?

C’est le responsable du traitement qui est responsable de cette obligation de déclaration.

Si le responsable du traitement est une personne physique : elle introduit sa déclaration elle-même (éventuellement à l’aide d’une personne qui le guide sur l’application : un membre de sa famille, un conseiller en technoprévention) ;

Si le responsable du traitement est une personne morale : si vous souhaitez introduire une déclaration pour une personne morale, il est donc nécessaire de pouvoir représenter celle-ci.

Si vous êtes représentant légal d’une entreprise, cela devrait apparaître automatiquement une fois que vous êtes identifié, et vous pourrez choisir de déclarer pour cette entreprise ;

Si vous êtes chargé de ces déclarations au sein votre entreprise mais n’exercez pas de fonction légale vous donnant le droit de faire une déclaration, il vous faut un « rôle » qui vous lie avec l’entreprise et vous délègue la permission de déclarer. Dans ce cas, l’application " administration des rôles " permet à un représentant légal ou un gestionnaire d’accès de votre entreprise de vous déléguer le rôle "Déclarations systèmes d'alarme et caméras". Une fois ce rôle actif, vous pourrez déclarer pour votre entreprise.

Lieu concerné - type de lieu et adresse

Une fois que vous vous êtes identifié, vous devez choisir le type de lieu pour lequel vous introduisez une déclaration, à savoir un lieu ouvert ou un lieu fermé.

Vu les termes de la loi caméras en ce qui concerne l’utilisation de caméras de surveillance dans les lieux ouverts (principalement la voie publique), une personne physique ne peut pas introduire de déclaration pour un lieu ouvert.

Si vous introduisez une déclaration en nom propre, la case « lieu fermé » sera déjà cochée.
Si vous représentez une personne morale et que vous introduisez une déclaration pour un lieu ouvert, vous devrez mentionner (sauf exception) la date et le titre de l’avis du conseil communal (il est même possible de mentionner plusieurs avis du conseil communal, si plusieurs avis ont été demandés pour différents types de caméras).

ATTENTION : seules les autorités publiques peuvent installer des caméras de surveillance dans les lieux ouverts !

Une déclaration est faite par lieu, c’est-à-dire :

Une déclaration par lieu ouvert (un lieu ouvert peut correspondre à tout le territoire d’une commune)
Une déclaration par lieu fermé (qu’il soit accessible ou non accessible au public).
Si une personne (physique ou morale) est responsable du traitement pour plusieurs lieux fermés, elle devra faire autant de déclarations que de lieux

Exemples :

chaîne de magasins : le formulaire doit être complété pour chaque entité
transport en commun : une déclaration pour chaque gare.

Si le lieu surveillé couvre plusieurs adresses, il sera localisé à partir d’une adresse de référence. Par exemple :

l’adresse de l’administration communale, pour les caméras placées par la commune
l’adresse postale de référence pour une entreprise couvrant une ou plusieurs rues.

Localisation et description des caméras

Le but étant de permettre aux services de police de savoir où sont placées/utilisées des caméras de surveillance et de quel type de caméras il s’agit, le déclarant devra mentionner

le type de caméras concerné (caméras fixes, caméras fixes temporaires, caméras mobiles, selon des catégories adaptées en fonction du lieu et du moyen de les localiser),
le nombre de caméras utilisées, et
dans le cas des caméras de surveillance fixes (et fixes temporaires à durée limitée), les situer sur une carte géographique.

Il est donc possible de déclarer plusieurs types de caméras pour un même lieu (ex. : dans un lieu ouvert, déclarer des caméras de surveillance fixes et des caméras de surveillance mobiles ANPR).

Ensuite, pour chaque type de caméras sélectionné, des informations techniques peuvent être précisées, telles que :

Le but des caméras (observation, reconnaissance, identification) ;
La résolution d’images ;
La marque, le modèle et d'autres détails techniques.

Ces informations techniques sont facultatives mais peuvent, si elles sont complétées, être très intéressantes pour les services de police qui accéderont aux données dans le cadre d’une enquête.

Tout ce qui aura été validé est repris dans un tableau récapitulatif, qui permet d’avoir une vue globale des caméras qui ont été décrites.

Informations relatives au traitement des images

Après avoir localisé et décrit ses caméras, le déclarant doit décrire son traitement d’images, à savoir, préciser :

S’il s’agit d’une vidéosurveillance continue : les caméras filment-elles en permanence ou non ?

Exemple : une caméra de surveillance mobile ne filme pas en permanence, mais uniquement au moment où on l’utilise.

Si les images sont enregistrées et si oui, si cet enregistrement est continu et quel est le délai de conservation des images ;

Les images ne doivent pas être nécessairement enregistrées pour être soumises au respect de la loi caméras
Attention, le délai maximum de conservation des images est d’un mois (il sera de 3 mois pour certains lieux à risque, determinés par l'arrêté royal du 6 décembre 2018).

Si un visionnage en temps réel des images est organisé ou non ;

Le lieu de traitement des images (lieu où elles sont visionnées et/ou conservées)

Les images sont-elles visionnées à distance par une centrale d’alarme ? Sont-elles conservées à une autre adresse que l’adresse indiquée plus haut dans le formulaire ?

Si ces informations sont différentes selon le type de caméras décrit à l’étape précédente, elles peuvent être complétées plusieurs fois.

Exemple : si vous avez mentionné que vous utilisez des caméras de surveillance fixes et des caméras de surveillance mobiles dans un même lieu, il se peut que les réponses à ces questions ne soient pas identiques, et vous devrez les remplir pour chaque type de caméras que vous utilisez.

Personne de contact et attestation de conformité

Après avoir décrit son système de surveillance par caméras, le déclarant doit mentionner le nom d’une ou plusieurs (maximum 3) personnes de contact. Cette personne est celle qui est à même de répondre à une demande d’accès ou de copie d’images des services de police. Il doit s’agir d’une personne qui peut répondre rapidement à ce genre de demande. Cette information est donc une information des plus importantes pour les services de police.

Enfin, avant de valider sa déclaration, le déclarant devra cocher la case pour attester qu’il respecte ses obligations légales, qu’il s’agisse de celles prévues par la loi caméras ou de celles prévues par le GDPR (Règlement européen sur la protection des données). Une déclaration ne peut pas être validée sans cocher cette case.

Validation annuelle

Afin que la banque de données des déclarations soit à jour, il est nécessaire que les déclarations soient adaptées en cas de modification du système de surveillance par caméras concerné (par ex. si l’on met une caméra hors service, si on la déplace, si on ajoute des caméras, …). La loi caméras oblige le responsable du traitement à tenir sa déclaration à jour.

Une fois que le déclarant a introduit une déclaration, il peut toujours y accéder et modifier les données qu’il a déclarées. Il est donc lui-même garant de l’exactitude des données qu’il déclare et de leur mise à jour.

Une validation de la déclaration doit avoir lieu au moins annuellement. En principe, un rappel annuel sera envoyé à l’adresse email renseignée dans les données d’identification du formulaire.

Vous avez une question sur le système de déclaration? Contactez le helpdesk "caméra" du lundi au vendredi entre 9h00 et 17h00 au numéro 02/739 42 80 ou par email à l'adresse [email protected].